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Gestion du temps et efficacité

Ceux qui me connaissent savent que je suis une adepte de l’agenda et tout ce qui touche à l’organisation. Pendant longtemps, j’ai tâtonné pour trouver la solution qui me permettrait de gérer mon temps au mieux et surtout, de dégager mon esprit de toutes les petites choses qui l’encombrent et m’empêchent de me concentrer sur ce qui est vraiment important. C’est ce que rapporte par exemple David Allen dans son livre « Getting Things Done » : les tâches que nous devons réaliser tournent en boucle dans notre esprit jusqu’à ce qu’elles soient accomplies. Pensez donc à toutes ces petites choses que vous devez faire au quotidien, faire des courses pour le dîner, passer au pressing ou prendre rendez-vous chez le dentiste : tant qu’elles ne sont pas faites, votre esprit les ressasse encore et encore jusqu’à ce que vous sortiez faire les courses, que vous passiez au pressing ou que vous appeliez enfin votre dentiste.

C’est ce que l’on appelle l’effet « Zeigarnik », c’est-à-dire la capacité de notre esprit à oublier les tâches qu’il a accomplies et à mémoriser celles qui restent à faire. Je ne sais pas ce qu’il en est pour vous, mais moi, j’étais une spécialiste en la matière, jusqu’au jour où j’ai pris conscience que ces petites pensées récurrentes et inutiles avaient des conséquences sur ma concentration et l’attention que je portais aux choses plus importantes, comme mon travail. Il fallait faire quelque chose et à force de chercher, j’ai fini par trouver l’organisation idéale. Attention, cela peut vous sembler fastidieux et contraignant, mais je vous assure qu’une fois le système en place, tout sera beaucoup plus simple et vous gagnerez réellement du temps.

1. Mon agenda en ligne Google

Dans cet agenda, que je peux aussi consulter sur mon téléphone, je note les rendez-vous où je dois être : déjeuner, week-end, vacances, rendez-vous clients… Celui-ci est en ligne, car je dois pouvoir le consulter à tout moment, aussi bien de chez moi depuis mon téléphone.

2. Ma liste de tâches dans Gestan

Dans mon logiciel de comptabilité, je note chaque projet professionnel à réaliser. Pourquoi ne pas le mettre dans un agenda classique ? Parce que dans Gestan, je peux le relier directement au client qui a passé commande et ainsi obtenir des statistiques sur le travail accompli sur une période donnée et aussi parce que c’est ainsi plus facile pour établir les factures en fin de mois.

3. Mon ardoise

L’ardoise me sert à noter ce que je dois faire le jour même et j’y reporte toutes les tâches que je dois accomplir, aussi bien professionnelles que personnelles. Je la remplis de préférence la veille au soir pour pouvoir me mettre immédiatement au travail le matin, sans perdre de temps à chercher ce que je dois faire. Je la garde à portée de main, pour pouvoir barrer ou ajouter des éléments au cours de la journée.

D’ailleurs, barrer des éléments dans une liste est une technique très efficace pour se sentir productif : même si j’efface tout le contenu de l’ardoise à la fin de la journée, voir les éléments rayés les uns après les autres m’aide à prendre conscience de tout ce que j’ai pu faire dans la journée.

4. Mon agenda rétroactif

C’est une idée que j’ai pris sur le blog Le rose et le noir et qui a grandement amélioré ma perception de mon travail. Comme son nom l’indique, je note en fin de journée dans mon agenda rétroactif le travail que j’ai réalisé. La page de gauche de cet agenda est consacrée aux notes et j’ai décidé d’y reporter, d’une semaine à l’autre, les projets en suspens pour lesquels je n’ai pas d’échéance particulière : les billets de blogs, la refonte de mon site pro, des idées à développer, en les rayant au fur et à mesure qu’ils sont traités… Sur la page de droite, je recense donc chaque jour ce que j’ai fait. Si j’étais vraiment maniaque, je noterais également le nombre de mots traduits, pour pouvoir suivre ma productivité ! Ainsi, à la fin de la semaine, j’ai sous les yeux en une seule page tout ce que j’ai fait. Récemment, j’ai pu constater l’efficacité de ce système : je venais d’avoir quelques journées de travail assez calmes et j’avais la sensation de traverser une période creuse et de n’avoir rien fait depuis au moins 10 jours. En réalité, en consultant cet agenda, je me suis rendu compte que cette impression était fausse et que j’avais travaillé bien plus que je ne le pensais!

Je sais, je sais, ce système paraît contraignant de prime abord et si vous n’êtes pas un maniaque de l’organisation, il y a peu de chances que vous arriviez à l’utiliser de manière durable. En ce qui me concerne, je trouve efficace, car en consignant ici mes rendez-vous, là mes tâches quotidiennes et en faisant récapitulatif en fin de journée, j’ai gagné en tranquillité d’esprit. Depuis que j’applique ce système, je me lève le matin en sachant ce que j’ai à faire et je me couche sereine, sans cette frustration de n’avoir pas réussi à tout faire. Bien sûr, à vous de juger ce que vous êtes capable de faire et de vous fixer des objectifs quotidiens raisonnables ! Mon exemple est une piste de réflexion que je vous invite à explorer pour trouver votre propre organisation et ainsi devenir beaucoup plus efficace.

Et vous, comment vous organisez-vous au quotidien ?

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