Gestion documentaire, organiser ses sources

Aujourd’hui, je voudrais vous poser une question importante : combien de temps perdez-vous à la recherche d’informations ?

Je ne vous parle pas là du temps que l’on passe à se renseigner sur un domaine ou à des recherches terminologiques, mais du temps que vous passez à re-chercher des informations que vous avez déjà lues ou utilisées.

Je pense que cela vous arrive autant qu’à moi, quand vous surfez sur Internet ou lisez votre timeline Twitter : un site vous paraît sympa, un document vous semble intéressant et vous le marquez dans vos favoris. C’est déjà bien, en tout cas c’est toujours mieux que de le laisser filer en se disant qu’on retombera bien dessus un jour !

Ensuite, vous sauvegardez les PDF sur votre ordinateur, au pire sur le bureau, au mieux dans un dossier fourre-tout. Et après ? Après on ne se rappelle pas nécessairement de tout ce que l’on a accumulé, il faut ouvrir les documents (car leur nom d’origine n’est pas toujours assez précis) et les parcourir jusqu’à ce qu’on tombe sur le bon. Et si on gagnait du temps ?

Vue d’ensemble

(Je ne sais pas si on peut avoir des favoris sur Facebook, je ne l’utilise pas.) Attention à l’excédent de favoris ! Je suis la première à le faire, et je ne suis pas la seule, quand je cherche un terme pour une traduction, je vais de lien en lien et je finis par tout trouver intéressant…

Si vous utilisez un client Twitter (Hootsuite, TweetDeck…), vous pouvez avoir accès à une colonne « favoris ». Ainsi, dès qu’un tweet vous plait et que vous voulez le sauvegarder, vous pouvez le faire facilement. Attention cependant à ne pas accumuler les favoris en double: si c’est le lien contenu dans un tweet qui vous intéresse, sauvegardez le lien, pas le tweet (sauf si vous avez besoin de vous souvenir de sa source). Si vous savez comment classer les tweets favoris dans Twitter, n’hésitez pas à en parler dans les commentaires !

En revanche, il est tout à fait possible d’organiser les favoris dans votre navigateur. Voici comment je gère ma documentation avec Google Chrome et dans un répertoire de mon ordinateur :

Vue en détail

Ca a l’air compliqué de prime abord, mais un système de classement de ce type, s’il est certes long à mettre en place, peut vous faire gagner énormément de temps.

Avant de vous décrire plus en détail la marche à suivre, je vais vous expliquer comment procéder. Vous surfez sur Internet et vous tombez sur un lien ou un document intéressant. S’il s’agit d’un lien ouvrant un document PDF, privilégiez toujours la sauvegarde du PDF. Les URL se font et se défont et vous n’êtes jamais sûr de retrouver ce qui vous intéressait dans quelques mois ou dans quelques années, donc autant récupérer le maximum de chose dans des formats plus « stables ». Dans un prochain billet, je vous parlerai d’un outil bien pratique pour sauvegarder les textes trouvés sur Internet.

La règle n°1 est donc, dans la mesure du possible, de sauvegarder les documents dans un format durable.

La seconde règle essentielle est de décider tout de suite, même si vous êtes en plein boulot, car ces quelques minutes que vous allez perdre tout de suite vous feront gagner beaucoup de temps plus tard !

Vous avez votre PDF, vous ne l’avez pas encore lu mais il semble répondre à ce que vous cherchiez, ou au moins vous semble-t-il intéressant pour plus tard. S’il est court, lisez-le en entier, même si ce n’est qu’en diagonale. Ce qui compte, c’est d’avoir une idée globale de ce dont le document parle et de pouvoir lui associer quelques mots clés. Si le document est vraiment très long, essayez au moins d’en lire l’introduction et la conclusion pour, encore une fois, en avoir une idée générale et quelques mots clés.

Mettre en place le système :

Voyons maintenant se qui se classe à l’intérieur de chaque rubrique :

–          A lire :

Dans cette rubrique, vous mettez les documents que vous n’avez pas le temps de lire parce qu’ils sont trop longs, trop compliqués ou encore parce que leurs structure ne vous permet pas de les lire vite (l’introduction et la conclusion ne sont pas facilement repérables). Ce sont des documents que vous traiterez plus tard. Attention toutefois à ne pas faire de cette catégorie un fourre-tout où les documents s’amoncellent ! Essayez de faire un petit nettoyage tous les mois pour ne pas être débordé d’information ! Vous pouvez par exemple vider régulièrement le dossier en créant un soius-dossier « Archive » pour ce que vous n’arrivez ni à lire, ni à classer, mais si vous vous occupez de vos documents au fur et à mesure, vous n’en aurez pas besoin.

–          Dictionnaires :

Ici je classe les dictionnaires unilingues et thématiques (synonymes, acronymes, unilingues allemands et anglais…)

–          Lexiques spécialisés :

Dans cette catégorie, les lexiques unilingues sont classés par thème, puis par langue afin de les retrouver facilement.

–          Glossaires :

Là encore, classez vos documents par thème puis par langue pour faciliter vos recherches.

–          Documents de projets :

Je ne sais pas trop quel nom donner à cette rubrique. En fait, elle contient tous les documents que vous avez utilisé ou du moins souhaité conserver et qui concernent des thèmes sur lesquels vous avez déjà travaillé. Ainsi, vous vous construisez lentement mais sûrement une bibliothèque de document qui vous aidera à définir vos domaines de spécialité.

–          Documents hors projet :

Ce sont des documents qui n’appartiennent pas à vos domaines de travail mais qui concernent des sujets qui vous intéressent, sur lesquels vous souhaitez vous documents et dont vous pourriez avoir besoin un jour, notamment si vous souhaitez proposer de nouvelles spécialités.

–          Perso :

Là, c’est à vous de voir ce que vous voulez en faire :)

J’hésite à vous proposer une catégorie média. En effet, il existe des sources d’information passionnantes, comme le site Ted ou l’université de les savoirs, qui regorgent de contenu très intéressant mais multi-thème. Une catégorie « média » me semble appropriée, mais si vous avez une meilleure idée, dites-le dans les commentaires !

Alimenter le système

Si vous avez eu la patience de lire ce billet jusqu’ici, vous vous demandez peut-être comment vous allez vous y retrouver parmi tous ces documents accumulés sur votre disque dur. J’y ai réfléchi (j’suis sympa quand même) et voici ce que je vous propose :

  1. Renommez !

Qu’il s’agisse de liens dans vos favoris ou de documents sur votre disque dur, renommez tout ! A vous de trouver la méthode la plus confortable. Certains ont besoin du nom de l’auteur, d’autres du titre ou encore de mots-clés. Dans tous les cas, je vous conseille d’insérer des mots clés dans les noms de documents. Renommer les documents est indispensable, particulièrement pour ceux que vous allez sauvegarder sur votre ordinateur, car les PDF ont parfois des noms très exotiques J Qui a envie de passer du temps à ouvrir une succession de documents pour trouver ce qu’il cherche ?

  1. Indexez !

Du coup j’en profite pour répondre toute seule à la question précédente. Bon, si vous en êtes à ce niveau du billet, c’est que ça vous intéresse toujours. Attention, c’est là que les choses deviennent amusantes (pour moi, et que vous allez me considérer comme une maniaque).

Sur votre disque dur, à la racine des fichiers « documents de projets/hors projet », créez un document Excel qui sera l’index du contenu des fichiers. A chaque fois que vous classerez un document, vous allez remplir votre tableau de la façon suivante :

Nom du document Thème Trouvé le… Date de rédaction Source (lien + rédacteur, organisme…) Résumé Mots-clés
La maturation du raisin Vin 06/2010 08/2007 Site de viticulture www.xyz.com Technique de maturation du raisin pour la vinification Raisin, cépage, vinification, moût

Choisissez vos mots-clés avec soin : s’il y en a trop, ou toujours les mêmes, cela vous donnera à peu près le même résultat que si vous ne faisiez rien du tout. S’il n’y en a pas assez, vous risquez de passer à côté de contenu intéressant. Le mieux est d’utiliser des termes spécifiques du document, ceux qui les distinguent des autres éléments du fichier.

Petite astuce : pour que vos fichiers soient accessibles de tous vos ordinateurs, pensez à des outils de sauvegarde en ligne, comme Dropbox.

Enfin, on trouve parmi les plugins de Firefox (et certainement des autres navigateurs) des outils très intéressants qui permettent, par exemple, de surligner la zone d’une page qui vous semble utile. Si vous utilisez ce genre de chose, venez en parler dans les commentaires !

Pour conclure, j’ajouterai que ce n’est pas parce que vous avez un beau système de classement qu’il faut en abuser : n’archivez pas de manière systématique tout ce que vous trouvez sous prétexte que ça peut servir ! Prenez toujours le temps de lire un peu les documents et de juger de leur pertinence :)

Et vous, avez-vous des difficultés à gérer vos documents ?


Articles similaires :

Comments (6)

 

  1. Fred dit :

    Merci pour ce billet très pertinent.
    Je suis devenu spécialiste dans l’accumulation de « choses à lire » et je dois dire que j’ai parfois beaucoup de mal à y voir clair.

    Pour tenter d’améliorer cette situation, j’utilise sur mon PC ou smartphone :
    -Delicious pour les favoris (sauf PDF comme vous l’indiquez) avec utilisation de tags
    -Read It Later pour sauvegarder les pages Web/billets de blogs relativement courts que je souhaite lire ultérieurement sur mon smartphone (sans les bandeaux de publicité et autres éléments gênants).
    -Evernote comme « fourre-tout »… mais qui permet d’attribuer des tags (que je n’utilise pas :-().
    -Instapaper pour les articles « de fond » ou plus longs que je souhaite envoyer sur mon lecteur de livres numériques Kindle DX

    Je ne conserve pas vraiment de PDF ou si je le fais, je m’aperçois que je ne les lis que très rarement.

  2. Patrice Legoux dit :

    Regardez du coté du logiciel personal brain…

  3. JM dit :

    J’utilise Xambox et suite à la lecture de cet article je pense que c’est l’idéal. Les avantages par rapport à une solution type dropbox sont:
    – un moteur de recherche (comme google)
    -indexation avec un OCR puissant
    -Visualisateur instantané des documents
    -création de dossiers, alertes, déclarer important…
    -Retrouver la position physique d’un doc papier

    Je vous encourage à tester gratuitement, je suis avec avec une version gratuite depuis 1 an déjà.

  4. [...] Aujourd’hui, je voudrais vous poser une question importante : combien de temps perdez-vous à la recherche d’informations ? Je ne vous parle pas là du temps que l’on passe à se renseigner sur un dom…  [...]

  5. [...] Aujourd’hui, je voudrais vous poser une question importante : combien de temps perdez-vous à la recherche d’informations ? Je ne vous parle pas là du temps que l’on passe à se renseigner sur un dom…  [...]

Leave a Reply